Résumé de la réunion, 20 octobre 2012, 9h30-12h

Membres présents :
Philippe Grenier, Myriam Ringue, Antoni Pétraroli, Sylvie Nicolas, Thierry Baylot, Cécile Fritzke,, Patricia Pottier, Marie-Pierre Gasquet, Viviane Faure.

Membres excusés :
Axel Fritzke, Claire Mandon, Benoit Perrichet.

Administratif

– 1) Validation du CR de réunion du CA du 2/9/2012 et du CR de la réunion CA/PROFS du 2/9/2012 :

Les comptes-rendus de réunion sont validés à l’unanimité.

– 2) Compte-rendu assemblée générale de l’UDEMD

Le compte-rendu de l’AG de l’UDEMD sera envoyé par Philippe.
Thème principal de cette AG :
Les 25 ans de l’UDEMD : différentes représentations en danse et musique auxquelles la GAF participe largement.

– 3) Assemblée Générale et courrier à envoyer aux adhérents.

• Démissions et Candidatures :
  • 4 bénévoles ne pouvant pas être présents le 12/11/2012 à l’AG, sa date est reportée au 20/11/2012, même heure.
    La modification est à apporter sur l’affiche avant sa diffusion.
    Il est demandé à ce qu’un appel à candidature soit fait (par une autre affiche + site).
  • Démissionnés par la règle du 1/3 :
    Thierry Baylot, Axel Fritzke, Marie-Pierre Gasquet, Myriam Ringue.
  • Démissionnaires à l’AG du 20/11/2012 :
    Cécile Fritzke, Sylvie Nicolas.
  • Thierry Baylot annonce qu’il en est encore au stade de la réflexion.
  • Les démissionnés au 1/3 désirant se porter candidats devront le faire savoir rapidement à Philippe.
  • Pas de nouvelles candidatures (hors membres du CA) à ce jour.

– 4) Point ETP, effectifs adhérents. (Danse, Théâtre, musique)

Voir les documents diffusés par Patricia :
Plus d’heures de cours mais pas plus d’adhérents.
ETP à ce jour : 9,2.

– 5) Premier Bilan Financier et prévisionnel

• Saison 2011/2012 : le déficit va s’élever à environ 4000 €.
• Saison 2012-2013 : Le déficit prévisionnel sera d’environ 10000€ : les rentrées de cotisations ne couvrent pas le coût salarial.
• Déficit contrôlé grâce à nos réserves financières ; néanmoins il faudra réfléchir à une augmentation significative des cotisations pour la rentrée de septembre 2013.
• Voir documents diffusés par Antoni.

– 6) Délégué du personnel, courrier à faire pour les professeurs. (Organisation des élections)

Cette élection devant être organisée tous les 2 ans, il nous faut cette année la préparer avec les salariés.

– 7) Médecine du travail (point par Myriam et coût pour cette année)

Les convocations pour les nouveaux salariés sont en cours.
Seul Richard n’est pas encore allé passer la visite médicale, bien qu’il ait reçu la seconde convocation.
Sinon tous les autres sont à jour.

Spectacles

– 1) Point sur les dates :
Voir planning des manifestations remis à jour.

– 2) Gestion photos/vidéos

Axel demande à avoir un Backup pour les photos, il ne pourra pas être présent à tous les spectacles.
Cécile rappelle que suite à sa démission, il faudra réfléchir à quel spectacle doit être filmé et par qui.
Philippe propose de mettre à jour le planning des dispos des bénévoles sur GoogleDocs.

Salariés

– 1) Les nouveaux Professeurs et Animateurs

• Nouveau professeur d’accordéon : Christelle Remeaud
• Nouvelle animatrice de théâtre : Marlène Gagnol
• Leurs débuts au sein de l’association semblent très bien se passer.

– 2) Point sur les plannings

Les plannings des professeurs et animateurs sont en cours de finalisation.
Meilleur suivi des feuilles de présence ainsi que des absences des professeurs/animateurs grâce à l’efficacité de Cécilia.

– 3) Point Danse

Voir proposition de courrier à la mairie, envoyée par Claire, pour l’aménagement de placards de rangement de costumes.

Suggestion de Marie-Pierre : donner aux Services Techniques un plan détaillé de nos besoins.
Suggestion retenue.

• Hip-Hop : CR de Philippe sur les soucis de discipline pendant les cours.
• Philippe s’est rendu au dernier cours pour rencontrer parents et élèves : suite à un problème de communication, les parents n’étaient pas présents (apparemment ils laissent les enfants de 9 à 10 ans aller et rentrer tous seuls du cours).
  Philippe a donc expliqué aux élèves ce que Rudy attend d’eux et leur a demandé de respecter les consignes. Le cours qui a suivi s’est très bien passé.
  Nous attendons de voir si le message est vraiment bien passé ou s’il nous faudra convoquer les parents.

Le souci des chaussures sales dans la salle persiste.

Point sur les demandes d’achat

– 1) Achats

La liste d’achats envoyée par Philippe a été validée.
A été rajouté :
Réserve de cordes de guitares
Un pied de micro pour grosse caisse batterie

Demande d’achat d’une batterie par les professeurs de guitare pour répéter dans leur salle avant les spectacles :
Le CA a refusé, étant donné qu’une batterie Pearl a été vendue la saison passée parce qu’elle ne servait pas.
Alain doit vérifier s’il est possible de « monter » une batterie de base avec les éléments disparates restés en salle 6.
Sinon, les répétitions devront se faire dans d’autres salles.

– 2) Ventes

Il reste du matériel qui ne sert pas et qui pourrait être vendu :

• deux pédales d’effet
• une boite à son
• des peaux de batterie neuves (format non compatible avec nos batteries)

Une annonce est à faire en priorité aux élèves par leurs professeurs.
Les prix sont à vérifier par les professeurs concernés et à valider par le CA.

Questions diverses

– 1) Solfège adulte (résultat des demandes)

Seul 3 ou 4 demandes d’adultes pour le solfège : il n’y aura pas de cours d’ouvert.

– 2) Impayés

La part des impayés a nettement diminué après le mail envoyé par le secrétariat aux retardataires.

– 3) Demande de remboursement de cours

Une famille nous a adressé une demande de remboursement d’un des 2 cours de danse auxquels est inscrite leur fille.
Raison : médicale pour un mois
L’adhérente désire ne continuer qu’un des 2 cours pour le reste de l’année.
Etant donné que le cours devant être abandonné n’est pas déficitaire, le CA décide à l’unanimité de répondre favorablement à la demande.

Prochaine réunion du CA : 20/11/2012 à l’issue de l’AG
Ordre du jour unique de cette réunion : Vote du nouveau Bureau suite à l’élection du nouveau CA lors de l’AG