Résumé de la Réunion du Conseil d’Administration
du Samedi 14 Mars 2015

Membres présents :
Philippe Bonnin, Antoni Pétraroli, Claire Mandon, Patricia Pottier, Jean-Marie Levesque, Isabelle Poitau, Agnés Prost-Waterson, Jean-Philippe Dijoux, Virginie Dijoux, Christine Bruschi, Myriam Ringue.

Membres excusés :
Philippe Grenier, Jean-Marie Levesque, Elisabeth Rodriguez.

Ordre du Jour : OK

Administratif :

• CR du CA du 17 janvier 2015.
  Validation OK.

• Impayés : Toujours pas de traces des chèques d’une famille adhérente. Ces adhérents sont donc en retard de paiement.
  Action : Une lettre de relance est à faire vers cette famille.
• Assurance MAIF : Suite au miroir cassé en salle de danse, la déclaration a été faite auprès de l’assurance. A cette occasion, il a été revu pour mise à jour, avec l’assureur MAIF, le contrat pour la danse. Un devis a été demandé pour les modifications apportées. Suite à ces modifications, la GAF sera assurée d’avoir la couverture pour toutes les activités qui y sont proposées.
  Donc le nouveau devis devrait arriver, il faut s’attendre à une augmentation du tarif.

• Problème de mail : D’autres essais seront faits pour ceux qui ont encore des problèmes de réception de mail avec la liste générique. A suivre...
• Question : La mairie a parlé de baisse des coûts. Quel est l’impact sur notre subvention ? Réponse : pour l’instant pas de baisse de notre subvention annoncée.

Points à traiter :
1. Musique

• Concours Parnasse : Nous avons eu trois 1ère mention, et une 3ième mention. Les instruments présentés par les élèves étaient le piano, la flûte et la trompette.
  La professeur de flûtes traversières a voulu récupérer des cours dans les locaux du pianiste accompagnant pour concours du Parnasse. Ce dernier leur a fait payer 15 €. Il a été rappelé que les cours ne se rattrapent pas en dehors de la GAF. Il faudra une meilleure organisation l’année prochaine pour l’entrainement des flûtistes, et ne pas oublier qu’une des professeurs de piano a dans ses attributions les accompagnements piano des musiciens pour la préparation aux concours.
• Un adhérent propose de re-tamponer les saxos, pour le prix des tampons. Nous n’avons pas de saxophones en réserve ; donc pas de suite.
• Demande de la salle cinéma le 31 mai pour le concours UDMD, supervisé par un des professeur de guitare : le CA est OK, mais il devra s’occuper de l’organisation car il y a le gala de danse le même week-end.
• Suivi de la demande pour l’évènement « quid des anciens guitaristes de de ce même professeur » : il faut faire la demande à la mairie. Pour ce faire, le professeur doit donner au CA le nombre de candidats potentiels pour cet évènement.
• Départ de Miguel professeur de guitare/flûte de Pan/Saxo... : Il a annoncé son départ. Il faut qu’il donne au CA la date officielle de son départ. Par ailleurs, il faut commencer à penser à son remplacement. Le problème qui se présente est que ce professeur avait de nombreuses compétences (Saxo, Clarinette, Guitare et Flûtes de Pan). Il faut qu’il donne des contacts pour pouvoir le remplacer. Il faut côté administratif, procéder à son entretien : Action Jean-Philippe Dijoux.

2. Danse

• Soirée Capitole OK, Super !! elle a eu lieu le 28 février 2015. Il faudra réitérer cette sortie l’année prochaine.
• Sortie d’un costume GAF ( Costume prêté par la professeur de danse classique à une école) : la présidente fera un courrier pour dire que c’est tout à fait exceptionnel.
• La Mairie est OK pour mettre la scène dans la salle du Trépadé dès le lundi de Pentecôte. Les feuilles de répétitions ont pu être distribuées.
• Les entretiens des professeurs de danse classique et modern’jazz ont été faits. Tout va bien, très bonne entente entre les deux professeurs.
• Point sur le gala : on est prêt. Beaucoup de costumes ont été réalisés. Pas de décor en deuxième partie, juste en 1ère partie ( aventure de Peter Pan).
  Demande de casques pour le gala : il en a été loué, les professeurs sont très contentes.
• Autres accessoires pour le spectacle : un paper board, avec papier rigide de 1,80 en largeur. Il faudra le faire tourner sur 9 tableaux. Prévoir également un berceau.
  Logistique et budget gala : utilisation de 362€ pour l’achat de tissus. Il reste entre 400 et 450 €. La dépense totale serait d’environ 760 à 800€.
  Tutus pour les grandes : Les grandes vont porter des tutus. Il faut 8 tutus. Les 4 rouges vont être loués à 18€ par pièce. Manque les tutus blancs : soit on en loue 2 et on en achète 2, soit il y a la possibilité d’en acheter 4 d’occasion à 45€/tutu. C’est cette dernière solution qui est retenue par le CA.

3. Théâtre

La professeur de théâtre a appelé Mme Branco, par rapport à la petite salle de Bidot pour accueillir les auditions des 13 et 14 juin (début dans l’après-midi). En effet, sur ces dates, il serait difficile de faire ces auditions dans la salle de cinéma, car il y a la fête foraine de Fonsorbes à côté sur la place du Trépadé. Autre problème, la petite salle de Bidot n’est pas faite pour des représentations théâtrales, car vraiment petite, mauvaise acoustique et pas de scène. Donc, ce n’est pas possible. Il faudra essayer de changer les dates ( peut-être plus tôt dans la semaine). La solution seraient de faire les représentations les lundi 1er et 8 juin, avec une date de repli possible le jeudi 11 juin de 19h à 23h.
Action : Il lui sera fait part de la décision du CA et il faudra penser alors à réserver la salle cinéma.
Départ probable de cette professeur en fin de saison (attente confirmation). Si elle confirme son départ, il faut commencer à chercher un ou une remplaçante. Une candidature spontanée a déjà été reçue.

• Pour la saison 2015/2016, la compagnie des mots a demandé à la GAF un changement de créneaux horaire. Ils souhaitent échanger leurs créneaux du mercredi avec nos créneaux du lundi soir. La réponse à faire reste en attente, tant que l’on ne connaît pas les créneaux que l’on souhaite garder.
  Action : un mail leur sera envoyé pour demander une information plus précise sur leurs créneaux. Puis on instruira la demande pour savoir si on peut recaser les créneaux du lundi.

4. Demandes ou achats

• Buvette prise en charge par la mairie : Toujours pas de réponse donnée par la mairie. Nous allons les relancer par mail.

• Achat de peaux de batterie : C’est OK, pour le renouvellement des peaux pour les 2 batteries de la salle 6. L’achat sera effectué.

5. Formation

Distribution du DIF : Beaucoup ne connaissent pas ce que c’est, et donc leur droit et les formations qui rentrent dans le cadre du DIF (changement de législation depuis janvier 2015).

6. Evènements

• Percussion : Vendredi 20 mars 2015 à 20H. Pour la préparation, ½ heure avant le début, il faudra prévoir des chaises sur la scène, et un pot de fin de spectacle (boissons et gâteaux).
• Concert électrique : samedi 21 mars 2015 à 20h, attention incohérence horaire de début de concert suivant les supports. Certains supports donnent le début à 19h. A corriger. Pour la préparation du matériel, il faut demander aux professeurs.
  Action  : Il sera demandé au professeur de piano concerné et au professeur de batterie en charge des groupes, l’heure concernant concernant les balances. Et pour l’heure de préparation.
• Concert 4 mains : samedi 28 mars à 20h. Il y a juste le piano à monter sur et descendre de la scène.
• Festival de rue : concours hip-hop le dimanche 29 mars . La préparation se fera à 13h, pour un début à 15h. Il faut prévoir des bouteilles d’eau et des récompenses. Il faudra prévoir la présence de certains d’entre nous, pour surveiller tout ce petit monde.

7. Questions diverses et du secrétariat :

Q1 : Formation « arrangement musical : les savoirs-faire musicaux » les 28 et 29 avril 2015 à Paris .
Le CA a déjà statué sur cette formation lors du CA du 17 janvier 2015. Il avait été donné un accord de principe. Le dossier de candidature à la formation n’a pas été fait. La GAF ne peut avancer les frais annexes à cette formation. Le CA ne peut rien faire de plus. La présidente fera une lettre explicative au professeur concerné.

Date du prochain CA : Samedi 25 Avril 2015 à 09h30.