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Graines d’Artistes de Fonsorbes
Promouvoir les activités culturelles : musique et danse

Association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901

Résumé du CA du 10 novembre 2018
Article mis en ligne le 23 janvier 2019

par Pat

Membres Présents : Christine Bruschi, Isabelle Poitau, Patricia Pottier, Sylvie Husson, Laurence Delbart, Agnès Waterson, Virginie Dijoux, Jean-Philippe Dijoux, Mathilde Bras, Elisabeth Rodriguez, Laurence Frassetto, Cécile Bernadet.
Membres Excusés : Amina Laleg.

Approbation des CR des CA/Profs du 5 septembre 2018 et CA du 24 septembre 2018. Les 2 comptes-rendus sont validés.

Point sur notre situation administrative.

• Externe :
Lettre de réponse envoyée ce jour au cabinet d’avocat en réponse à la facture d’honoraires reçue.
Prime de coupure versée à tort par Alter Ego depuis 2017 : décision prise de ne pas demander le remboursement aux professeurs et de demander une compensation avec Alter Ego.
Constat général fait sur les prestations d’Alter Ego : des erreurs dans la gestion => une demande de RDV pour faire le point sera faite.
• Secrétariat :
Restent des factures acquittées à faire : c’est compliqué tant que tous les rapprochements n’ont pas été faits et le fichier adhérents complètement remis en état.
Remboursements d’adhésions à effectuer : Isabelle s’en occupe.
Pour la fermeture de la chorale ado, le remboursement sera effectué au prorata du nombre de cours dispensé de septembre jusqu’aux vacances de Toussaint. L’adhésion ne sera pas remboursée. L’adhésion n’est remboursée que si le cours ne s’est pas ouvert ou si l’adhérent a annulé sans avoir démarré les cours.
Sandrine est en train de refaire les feuilles de présence des professeurs.
Elle a refait la fiche adhérent.
Reste énormément de travail pour mettre à jour le fichier Adhérents. Une demande sera faite à Sandrine de venir travailler ½ journée supplémentaire hors horaires d’ouverture du bureau pour épurer.
• Achats :
Le disque dur externe est mort. Il faut en racheter un de même capacité (coût 69€). Achat validé par le CA.
Aïka a demandé des achats pour le cours de pilates : tapis et ballons. Il existe des tapis dans l’autre salle => Isabelle va proposer à Aïka de changer de salle pour en bénéficier. On demandera aux adhérents de fournir leur ballon.
Piano d’Ewa non accordé depuis janvier 2017 et de Sandrine depuis 2015 ; on contacte Barbe Musique pour le faire.
• Solfège :
Evaluation : on s’orienterait vers une notation type A, B, C, D sauf pour l’année BMD. Proposition de passer sur 2 semestres ; le CA est d’accord, cela va dans le sens de ce qui est mis en place niveau éducation nationale.
Problème de répartition des effectifs dans les cours : on distribue une enquête aux élèves des cours concernés pour savoir lesquels seraient intéressés pour changer de cours, dans l’optique d’en ajouter un. Un cours serait ajouté le vendredi si au moins 6 élèves répondent positivement.

A noter : Lors de l’AG de l’UDEMD, la directrice de l’école de Léguevin a proposé de communiquer lorsque la GAF ferme un cours collectif (cf. chorale ado) afin que les adhérents soient réorientés vers Léguevin ; avec un tarif non extérieur. Modalités à étudier : par exemple, garder les adhérents inscrits à la GAF avec nos tarifs et régler Léguevin, dans l’idée de garder les adhérents à la GAF pour une possible ré-ouverture du cours.

Préparation AG : 

• Définir la date : 03/12/2018 à 20h
• Bilan financier :
Budget de 237000€. Saison excédentaire de 1700€. Rien n’a été dépensé en entretien/achats (matériel obsolète, etc…) ; ce sont des dépenses différées. Subvention de la mairie supérieure de 10000€ par rapport à la saison passée. La masse salariale a augmenté (bien que le nombre d’heures données ait diminué) car les charges, l’ancienneté et la valeur du point ont augmenté (+5% du coût horaire).
Patricia rappelle que la subvention du conseil général est incertaine pour les prochaines années (changement de règle d’attribution de la subvention et redéfinition du périmètre du Conseil Départemental).
• Organisation interne et mail aux adhérents :
Rappel : utiliser l’adresse mail du CA (et non du Bureau) pour que tous les membres du CA se rendent compte des différentes actions.
Constat : il manque des bénévoles pour :
• Spectacle : installation / désinstallation
+ 3 bénévoles imposés par la mairie pour la sécurité
• La gestion de l’association

Mais il faut différencier le fonctionnement (gestion de l’association) et les manifestations.

Mail aux adhérents :
 Appel aux bénévoles avant l’AG
 Appel à bénévole avant chaque manifestation à envoyer une semaine avant la manifestation (aux adhérents concernés), pour aider lors de la manifestation.
Cet appel devrait être fait par les professeurs concernés par la manifestation.

Par ailleurs, demander aux professeurs de danse de motiver leurs adhérents (ce serait bien qu’ils s’engagent plus dans l’association).

Pour la prochaine saison :
Modifier le règlement intérieur pour que : le fait d’être adhérent signifie plus d’engagements et que les adhérents s’impliquent sur les événements de la GAF. (idée à étudier : un tarif régressif si implication aux manifestations ?)

Date réunion Prélèvement à la source

Alter Ego conseillait d’organiser une réunion d’information sur le prélèvement à la source. Mais certains professeurs ont déjà dit qu’ils n’avaient pas le temps d’une réunion supplémentaire.
L’information se fera donc par mail.
 Demander le kit d’explication à Alter Ego et prévoir un mail explicatif avec ce kit.

Evènements à venir :

Soirée Cabaret : Etant donné qu’il n’y a pas eu de réponses sur l’appel à idée, la soirée Cabaret est transformée en Concert des Profs.
@Isabelle : Demander aux profs d’organiser une réunion pour organiser le concert.
 Il a été annoncé (dans le bulletin du service culturel) une soirée « Surprise ».

La coordination de cet événement sera assurée par Sylvie et Christine.
 Attente d’une définition complète pour avant les vacances de Noël.

Administratif

• Déclaration multi-employeur
@Isabelle : Demander aux profs leur déclaration multi employeur… il faut qu’ils renvoient la déclaration sur l’honneur des heures faites chez les autres employeurs).
• Mutuelle
Faire le point sur la mutuelle.
Tous ceux qui avaient demandé de ne pas y adhérer doivent à nouveau fournir un justificatif entrant dans les cas de dispense identifiés (justificatif à fournir chaque année).
Pour ceux qui souhaiteraient y adhérer cette année (nouveaux embauchés,…), ils doivent fournir une demande d’adhésion écrite.
• Formation 
Si la formation est prise en compte par Uniformation et qu’elle a lieu pendant les vacances (pas d’impact sur les cours), accord pour la formation.
 Point ouvert : Qui fait l’inscription ?

• Règlement et impayés
@Patricia : Envoyer un mail aux adhérents pour leur demander de venir régler.

Questions au CA/secrétariat

• Demandes de remboursement :
Certaines concernent des inscriptions de Septembre et Octobre.
 Difficulté : certaines demandes concernent des adhérents inconnus (soit pas dans le fichier adhérents, soit pas de fiche d’inscription) ou pour qui le règlement est difficile à identifier (pas le même nom au niveau du règlement et de l’inscription).

• Demandes de remboursement / cas particulier :
Remboursement de Maëlys E. acceptée : elle paye l’adhésion + les cours auxquels elle a été présente, le reste lui sera remboursé.
Remboursement de C. accepté : cours commencé le 12 Sept et demande d’arrêt le 19 Sept.

• Divers :
Suite à l’arrêt de la Chorale Ados : Cyril va contacter les deux personnes sur liste d’attente ‘Guitare’ pour vérifier si elles sont encore intéressée par un cours.

• Demandes intervention du PAF 24 Nov et de la mairie le 08 et 09 Déc :
 Transférer les demandes aux profs et leur demander qui est intéressé.

• Wifi :
Changer le mot de passe et éventuellement prévoir un formulaire de demande d’accès au Wifi, dans lequel les utilisateurs engageraient leur responsabilité.