Résumé de la réunion, 15 décembre 2012, 9h30-14h
Membres présents : Philippe Grenier, Myriam Ringue, Antoni Pétraroli, Marie-Pierre Gasquet, Viviane Faure, Nathalie Grenier, Philippe Bonnin, Jean-Marie Levesque, Benoit Perrichet , Claire Mandon.
Membres excusés : Axel Fritzke, Patricia Pottier
Administratif
1) Validation du CR du vote du bureau et du CA du 20 novembre 2012
2) Présentation du fonctionnement de l’association aux nouveaux élus
– Philippe Grenier explique et présente le fonctionnement de l’association à Philippe Bonin et à Jean-Marie.
– Nous sommes 12 bénévoles au CA et nous essayons de nous répartir les tâches pour nous alléger.
– On communique beaucoup par mail surtout si des décisions doivent être prises en dehors des CA (en principe un tous les 2 mois).
– On essaye d’être assez nombreux pour les manifestations.
– Penser à remplir le tableau des bénévoles sur le net (Philippe Bonin demande si on peut indiquer toutes les manifestations au moins sur 3-4 mois afin de prévoir en avance son emploi du temps).
– Claire remercie Philippe B. et Jean-Marie de venir nous rejoindre, de nouveaux regards sont toujours intéressants pour l’avancement de l’association.
– Jean-Marie fait une remarque comme quoi deux concerts à la suite en fin d’année peuvent être « une surcharge de travail » pour les élèves surtout ceux de Cyril.
Points à traiter
– 1) Suite à l’absence d’Axel, la présentation du CA sur notre site sera discutée au prochain CA.
Suite à des malentendus et à plusieurs demandes des adhérents, nous reprécisons la prise de photos et de vidéo lors des manifestations.
Nous filmons à la demande des professeurs. Nous leur demanderons en début de saison de se positionner sur les évènements qui les intéressent. Sans réponse de leur part, nous ne filmerons pas. A nous de prévenir les adhérents au début de la manifestation.
Nous prenons des photos systématiquement, avec ou sans accord des professeurs.
– 2) Concernant la visite médicale, tous les profs déclarés par la GAF l’ont passée, sauf Richard. Pour l’année 2013, ce poste s’élève à 1 370 € (ci-joint tableau)
– 3) Les portes ouvertes DANSE se sont bien passées en général. Les INITIATIONS ont été dissipées du fait de la présence des parents. Pas trop de parents pour le HIP HOP .Benoit nous a informé que Rudy a bien repris les « rennes » concernant le groupe 2.
Lise fait un gros travail sur le port et la tenue sur scène.
Penser à demander à Cecilia de faire une fiche pour informer les adhérents et parents de changer de chaussures pour le HIP HOP.
Mapie et Claire nous ont informé d’une demande de Christelle pour faire des costumes en avance pour le groupe des grandes en février.
Suite à une déception sur certains costumes de l’année dernière par la couturière Poiteau Isabelle a fait connaitre une autre couturière installée à domicile sur FONSORBES qui pourrait intervenir. Le CA propose de faire faire des devis aux deux couturières et de juger sur pièce.
– 4) Concernant le Théâtre nous avons un retour très positif de Marlène .De nouveaux adolescents se sont inscrits. Nous pourrions prévoir des PO lors de la prochaine saison.
– 5) Point sur les divers concerts
Guitare Day’s tout c’est bien passé.
Samedi musical était un peu court mais sympa.
– 6) PAF notre prestation était un peu courte mais cela n’a pas déplu au PAF (à Gilles).
Gilles nous a demandé une participation lors de l’une de leur manifestation en mai ou juin. Il doit nous faire passer les dates et le thème. Il aimerait une participation du théâtre, de la danse et de la musique.
– 7) Concernant le concert de Noël d’Ewa, il n’a pas été demandé de vidéo. Les photos seront prises par Patricia. Nous ne prévoyons pas de pot après le concert de noël puisqu’il est suivi du concert Debussy.
– 8) Philippe a proposé une soirée spéciale éveil et percussion africaine à René. Ce dernier n’est pas contre au contraire, à lui de l’organiser comme il le veut. Nous avons arrêté la date du vendredi soir 12 avril 2013.Des groupes de l’extérieur pourraient être accueillis à cette occasion.
Nous sortons donc les percussions et les éveils du concert acoustique afin qu’il soit plus court.
– 9) Philippe nous a présenté des graphiques afin de voir l’évolution des dépenses et des recettes. (ci-joint graphique).
Pour les tarifs, nous ne devons pas partir sur une hausse globale. Nous devons mieux cibler les augmentations en pondérant en fonction du nombre d’adhérents par activité.
– 10) Cécilia a la possibilité de faire un deuxième mi-temps à Labège à partir de janvier prochain. Elle devra travailler chez eux les lundi, mardi de 9h à 17h et le mercredi matin jusqu’à 12h30. Nous lui accordons à condition qu’on lui diminue ses heures (6h en moins). En attendant de voir le lundi Myriam viendra à la GAF de 16h30 à 18h00 – jusqu’à l’arrivée de Cécilia- les mardi et mercredi Philippe fera de même. L’ensemble du CA précise bien que c’est transitoire.
Au prochain CA, nous devrons prendre une décision .
Attention elle ne doit pas dépasser 10h par jour. Après cette transition, Cécilia a proposé à Philippe une amie qui peut travailler 6 h chez nous, elle doit nous envoyer son CV.
Questions diverses
– C’est ok pour les répétitions à l’église
– Concernant les placards demandés à la mairie, Mr. Biales est passé et nous a informé que c’est possible dans la salle 4 mais pas en bas dans la salle d’Ewa (problème de renforcement).
– Prochains CA :
le samedi 2 février 2013 à 9h30 puis
le mercredi 13 mars 2013 de 17h00 à 18h00